Entender os dados como ativo estratégico é uma evolução natural para muitos gestores. A partir dessa compreensão, líderes conseguirão avançar em suas estratégias, otimizar os resultados comerciais e expandir os negócios com novas oportunidades. Antes de cada decisão arriscada, os dados podem ser conselheiros e provedores de insights poderosos e valiosos.
O bom uso dos dados envolve também mecanismos de preparação das bases e segurança da informação. Se esses ativos são tão importantes, afinal, merecem ser bem cuidados. Dessa forma, as companhias são capazes de se transformar digitalmente com a mudança para uma cultura data-driven, que gera benefícios em série e viabiliza a sustentabilidade no mercado.
Para entender melhor como os dados se tornaram ativos estratégicos e outras questões de seu interesse, confira os tópicos a seguir.
Qual a importância dos dados para a tomada de decisões na empresa?
Quando falamos em dados nas empresas, podemos facilmente traçar um paralelo com a tomada de decisões — uma necessidade diária. A relação se dá porque os dados podem ser usados para aprimorar as decisões. Afinal, fazer escolhas quando há amparo de informações se torna mais simples e fácil.
Com a análise de dados, a tomada de decisão fica mais segura, efetiva e organizada. É possível perder menos tempo com essa tarefa, já que os softwares analíticos permitem monitoramento e investigações rápidas.
A partir da identificação de problemas existentes em áreas e níveis distintos, a gestão é capaz de entender todos os aspectos relacionados a eles e ampliar a visão para chegar a soluções.
Diferentemente dos modelos anteriores de análise, em que se considerava apenas uma amostra, hoje, os dados permitem conhecer o panorama completo de um problema. A decisão, assim, compreende um impacto maior. A otimização de processos pode ser feita de forma mais natural nesse cenário.
Permite a formulação de hipóteses
Com o apoio das bases e de sistemas inteligentes que auxiliam no tratamento, é possível construir hipóteses acerca dos próximos rumos da empresa. É viável definir as próximas ações, estabelecer probabilidades e estimar possíveis riscos para cada decisão. Nesse sentido, os dados também possibilitam a criação de cenários e predições inteligentes.
Os sistemas analíticos tornam possíveis análises de diferentes fins: diagnóstico, descrição, prescrição e predição são quatro delas. A companhia consegue olhar para os problemas do passado e estudá-los com profundidade, bem como tentar prever o que poderá acontecer e o que deverá fazer em cada panorama futuro.
A partir de uma base de dados diversa, os sistemas permitem agrupar informações similares e estabelecer associações e correlações, além de outros tipos de processamento. Desse modo, é possível ter uma noção clara do que os dados dizem.
Otimiza o monitoramento de metas
Outro uso para os dados é para o monitoramento de metas. A partir dos indicadores, torna-se viável estudar o sucesso ou fracasso das ações anteriores e do desempenho das abordagens já adotadas.
Por exemplo, campanhas de marketing. Com essas informações, geralmente organizadas e dispostas em forma de gráficos e relatórios, é possível tomar melhores decisões com relação às próximas campanhas.
Se um fator utilizado não levou ao número esperado de vendas ou ao engajamento desejado, é possível, então, substituí-lo por outro. Pode ser um botão, uma cor em uma página ou aspectos da linguagem, por exemplo.
Possibilita a identificação de tendências
Ademais, é possível também prever tendências de vendas e oportunidades de negócio. A análise dos dados favorece o entendimento de regiões geográficas que podem ser exploradas, canais virtuais em que os clientes estão, novas demandas e tecnologias a serem adotadas. Então, a gestão consegue otimizar os resultados e maximizar o seu lucro.
Com a análise do mercado e o benchmarking, os líderes podem estudar os concorrentes de forma prática, de modo a levantar oportunidades de vendas. A partir desse conhecimento, gestores conseguem se diferenciar no mercado e investir no que de fato traz retorno.
Auxilia em negociações de maior risco
Decisões de negócio como a expansão de uma empresa ou uma negociação com parceiros (fusão e aquisição, por exemplo) também são beneficiadas com o uso de dados.
Esses ativos permitem desenvolver um diagnóstico atual da organização, de modo a permitir entender se é vantajoso ou não seguir na transação. Além disso, ajudam a identificar os possíveis riscos da escolha e a avaliar os seus impactos.
Uma análise de dados geral leva em consideração aspectos de compliance, questões financeiras, questões fiscais e fatores infraestruturais para prover insights acerca da sustentabilidade do negócio. Para o caso de uma companhia disposta a comprar outra, por exemplo, a gestão consegue estabelecer um valor ideal para a transação, de modo a evitar desperdícios.
Nesse caso, é fácil notar como os dados são realmente um ativo de muito valor. Afinal, as informações ajudam na redução de gastos e possibilitam oportunidades que trazem um retorno positivo.
Permite uma melhor compreensão dos clientes
Além disso, dados podem ser usados para entender quem são os clientes. Com o monitoramento de interações com as pessoas e de dados de diversas fontes, é possível construir perfis desses consumidores e orientar melhor as ações de comunicação.
A partir de um entendimento profundo das características dos clientes, a empresa consegue posicionar melhor sua proposta de valor e oferecer um atendimento segmentado de acordo com as suas preferências. A partir disso, o processo de vendas se torna mais fácil.
Isso está associado também à identificação de tendências de negócio. Afinal, o estudo dos perfis de consumidores apontará para possíveis interesses das pessoas e chances que a empresa tem de suprir certas demandas. Essa identificação ocorre a partir da detecção de padrões no histórico dos usuários e no comportamento deles.
Permite uma melhor análise do desempenho
Os dados também viabilizam a análise do desempenho das equipes internas. Como já falamos, as informações permitem o acompanhamento dos indicadores com uma visão ampla. Com o suporte de gráficos e relatórios, a gestão é capaz de identificar causas de gargalos e quedas em índices de produtividade. Portanto, consegue tomar uma decisão certeira para recuperar bons resultados.
Quais são os tipos de dados existentes em um negócio?
Em um negócio, atualmente, há diferentes tipos de dados, oriundos de fontes distintas. Essa complexidade existe por conta do uso de sistemas tecnológicos como elemento estruturante dos processos.
Podemos classificá-los em vários tipos. Para simplificar, analisaremos dois dos principais: transacionais e informacionais.
Os dados transacionais advêm de operações geradas a partir de sistemas corporativos, como o ERP. São produzidos quando há alguma transação comercial. Por exemplo, dados fiscais relacionados a uma contratação ou compra que foi registrada. Uma característica importante sobre os dados transacionais é que eles são temporários — apenas se referem a um processo que aconteceu recentemente.
Já os informacionais são aqueles voltados à tomada de decisão. Envolvem a união de dados transacionais para que seja possível filtrá-los e obter deles alguma resposta ou insight. Para isso, permitem uma análise histórica e dimensional, que adiciona contexto aos dados transacionais e facilita a compreensão de padrões, tendências e desempenho.
Como um complemento, podemos falar também da noção de dados pessoais, uma categoria importante em tempos de maior preocupação com a privacidade e segurança.
Os dados pessoais são aqueles que pertencem a pessoas: os clientes, os funcionários ou os parceiros de negócio. Além de envolver o senso de pertencimento, é possível realizar identificação direta de um único ser humano a partir desses dados. São informações que circulam nos sistemas internos e são utilizadas para processos diários.
Podemos mencionar como exemplo os dados de CRM, redes sociais, sistemas de automação de marketing e aplicações de atendimento. Outros exemplos são dados de RH e informações sobre fornecedores e sócios da empresa.
É importante destacar que essa última categoria merece um cuidado maior com relação à segurança, principalmente com o advento de normas como a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. É preciso entender que as pessoas titulares dos dados têm direitos e devem ser respeitadas no tratamento.
Como os dados devem ser coletados?
A coleta dos dados é uma fase imprescindível na análise. É interessante coletar uma grande massa de dados para enriquecer as investigações e os estudos. Entretanto, essa etapa deve ser realizada com muito cuidado.
Geralmente, a coleta ocorre de fontes diversas, dentro e fora da companhia. Como já falamos, pode envolver sistemas CRM, dados abertos da internet, dados das redes sociais, ERP, bem como outras aplicações. O ideal, contudo, é pensar na segurança no modo de coleta: se o dado for pessoal, é preciso solicitar consentimento.
Esse é um aspecto que foi reforçado com a LGPD, inclusive. A nova norma estabelece que o tratamento deve acontecer sob a aprovação dos titulares, sendo que o consentimento está sujeito à revogação sempre que eles desejarem. Desse modo, a coleta já deve partir do pressuposto de que é necessário haver um gerenciamento completo das informações em seu ciclo de vida.
Outra estratégia, nesse sentido, é o mecanismo de anonimização dos dados, que remove características rastreáveis deles. Ou seja, uma vez que a estratégia é aplicada, os dados não mais permitirão a identificação de uma pessoa. Sendo assim, a empresa não precisa de consentimento e consegue tratá-los com maior tranquilidade. Um método para fazer isso é o agrupamento de informações.
Caso os dados não sejam pessoais, a organização naturalmente não precisa de compliance com essas especificações da LGPD. Nesse caso, é fundamental, contudo, tomar cuidado com a gestão das informações desde o primeiro momento.
Como fazer a armazenagem correta dos dados?
Quanto à armazenagem dos dados, é possível escolher entre dois modelos: armazenamento on-premises e cloud.
No local, ou on-premises, a companhia coleta e guarda os seus dados em seus próprios servidores internos. Esse tipo é ideal para informações muito sigilosas, que não podem ser expostas sob nenhuma hipótese e que necessitam de um cuidado extra. É importante destacar que, nesse cenário, a empresa tem a responsabilidade de manter a infraestrutura segura e realizar as manutenções.
Já na computação em nuvem, a companhia vai realizar o upload dos dados para um sistema que está armazenado em servidores descentralizados e distribuídos. A empresa paga para usar a infraestrutura de forma recorrente. O suporte, a manutenção e todos os cuidados necessários são realizados pelo provedor.
Geralmente, a cloud envolve estratégias de redundância, backups, monitoramento e outras abordagens para otimizar a segurança. Há uma estrutura preparada para ajudar as empresas na questão da proteção, de modo que tudo se torne mais fácil e intuitivo para elas. Por isso, migrar para a nuvem pode ser vantajoso para alguns negócios.
Como garantir a segurança desses dados do negócio?
Se o objetivo é utilizar os dados como motores de inovação tecnológica, é preciso atentar para a proteção, como já pontuamos. Existem diversas estratégias que podem ser aplicadas para otimizar esse fator.
Políticas de segurança
Primeiro, é necessário destacar a importância de uma política de segurança abrangente. Esse documento concentrará os esforços para a proteção, como o uso de determinados softwares, as práticas que os funcionários devem seguir, as ações de recuperação de desastres e outras questões. É uma forma de guiar os colaboradores e padronizar os processos.
Controle do ciclo de vida dos dados
Outra recomendação é o aprimoramento da gestão de dados. É preciso adotar um controle restrito do ciclo de vida dessas informações, desde a coleta até o momento final de utilização. Isso inclui mapeamento desses dados e organização deles de acordo com o propósito, com quem usa e fatores associados.
A partir desse controle, a empresa será capaz de acessar as informações a qualquer momento, com um bom rastreamento. Além disso, será possível entender o impacto da remoção de um dado da base, seja por ação da própria organização, seja por solicitação do titular.
Compliance
Como já falamos neste artigo, temos uma lei em vigor no Brasil que trata de tratamento de dados pessoais. No mundo, isso também é uma tendência. É por isso que não podemos falar de segurança e proteção sem mencionar a importância do compliance.
É mais do que necessário nesse momento empreender ações de organização dos dados para atender à norma, pois a empresa conseguirá se organizar melhor com isso.
Essa conformidade abrange as abordagens mencionadas aqui e algumas outras, como: nomeação de um responsável pela privacidade e segurança, criação de canais de comunicação com clientes, entre outras.
Backup e firewall
Vale destacar também o uso de backup e firewall para proteção e complemento aos antivírus. O backup é fundamental como uma segunda opção de armazenamento dos dados, já que mantém uma cópia salva para recuperação. Assim, a empresa nunca perde o acesso a informações importantes e consegue recuperar as atividades rapidamente.
Por outro lado, o firewall atua no filtro da rede e no monitoramento para combater acessos indevidos. A partir de sua detecção, a companhia é capaz de se proteger contra mal-intencionados, de forma a manter os dados salvos de possíveis investidas.
Uma das marcas dos tempos atuais é a compreensão dos dados como ativo estratégico. Com a transformação digital e a inovação disruptiva se tornando realidade para diversas empresas, o uso de dados tornou-se seminal no dia a dia.
Nesse sentido, é preciso um cuidado maior com a coleta e a armazenagem, bem como com as devidas políticas para garantir a segurança desses ativos. Já que são tão valiosos, é fundamental protegê-los.
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