Você sabe o que é compliance e como ele impacta o seu negócio? Mais que um diferencial no mercado, ele já passou a ser uma exigência para todas as empresas que desejam crescer no mercado e conseguir maior espaço internacional.
Um dos principais pontos abordados pelo compliance é a tecnologia. Os dados e informações devem permanecer sempre seguros. Em caso de vazamentos a instituição precisa ter um protocolo para amenizar os danos e as perdas.
Neste texto, você saberá tudo que é necessário para implementar uma gestão ainda mais responsável e inteligente no seu negócio.
Quer saber como? Continue a leitura!
O que é compliance?
Quando você pensa em corrupção e fraude é quase inevitável não associar essas questões à política, não é mesmo? No entanto, esses problemas também podem ser encontrados em outros ambientes, como nas empresas.
Pense um pouco, o que você faria se uma situação de fraude e corrupção acontecesse em sua instituição? Você acredita que os gestores e colaboradores estariam prontos para lidar com esses problemas éticos?
É justamente para auxiliar com essas dificuldades que o compliance existe. Com ele, torna-se mais fácil diminuir riscos e construir uma cultura baseada na ética.
Qual a função de uma cultura ética?
A corrupção pode acontecer das mais variadas formas e traz diversos danos à imagem da instituição. Além disso, os prejuízos financeiros são notados rapidamente e têm força para minar a estratégia da empresa ou mesmo levá-la à falência.
Por isso, até mesmo os líderes empresariais que contam com princípios éticos fortes, precisam investir em uma cultura organizacional bem fundamentada. Assim, tanto as fraudes quanto os assédios poderão ser evitados.
Então, todos os colaboradores devem saber como agir e o que fazer nas mais variadas situações do ambiente de trabalho. E é função do Programa de Compliance construir regras, além de desenvolver e manter uma cultura voltada para a ética.
Como nasceu o compliance?
Compliance é um termo em inglês que vem de comply, que tem um sentido de agir para o cumprimento de um comando, regra ou pedido.
Dessa forma, compliance está associado ao dever de estar em conformidade com as regras e cumprir todos os regulamentos (sejam internos ou externos) impostos à instituição.
Cada medida deve estabelecer planos de ação para possíveis descumprimentos de regras, pensando sempre em antecipar os riscos e as ações. Esses planos devem atender a todas as exigências normativas e, em muitos casos, ir além delas.
Nesse sentido, não há como implementar compliance sem integrá-lo aos objetivos estratégicos da instituição. Dessa forma, as decisões institucionais podem se adaptar mais rapidamente às mudanças no cenário empresarial.
Como o compliance tem ajudado o mundo corporativo?
A Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) possui uma convenção bem clara sobre o Combate à Corrupção. Criado em 1999 esse documento define as melhores práticas anticorrupção, além de controles internos e os princípios éticos que devem ser seguidos por todos os países integrantes. O Brasil é um deles.
Dessa maneira, o compliance não deve ser visto como um diferencial no mundo empresarial, mas sim como um requisito para que o negócio seja sustentável e escalável.
Com as mudanças regulatórias, as pressões dos acionistas e a grande concorrência no mercado, o compliance já se tornou um grande aliado contra os principais desafios encarados pelas empresas.
Quais são as principais ferramentas de compliance?
Para implementar um programa de compliance, as instituições podem utilizar diversas ferramentas, tais como:
treinamento sobre ética organizacional;
canais de denúncia;
códigos de conduta e ética;
jogos de compliance;
due diligence para fornecedores;
programas claros de integridade.
Veja como começar
Em muitos casos, as empresas não sabem como começar a implementar um programa de compliance. Nesse caso, é recomendável montar um comitê para discutir o tema.
Em seguida, é hora de definir quais serão as diretrizes e políticas para que tudo seja esclarecido aos acionistas, que também precisarão receber treinamento. Além disso, logo que possível, um canal de denúncia deve ser criado.
É comum, ainda, que as empresas contratem instituições especializadas em compliance para garantir que todo o processo seja claro e objetivo, já que elas oferecem auditorias e consultorias nesse sentido.
Qual a importância do compliance para a empresa?
Com o compliance, torna-se mais provável que uma empresa consiga se consolidar no mercado e atingir seus objetivos de forma mais rápida e eficiente — principalmente em longo prazo.
Inicialmente, isso se deve pela pressão externa — que já é grande — para que todos os atores da empresa sejam regidos por princípios éticos. Com isso, diversos programas têm sido criados para monitorar e prevenir erros.
Os programas devem adotar boas práticas que estejam conectadas aos valores, visão e missão do negócio. Dessa maneira, além dos investidores, os fornecedores e os colaboradores também terão uma visão mais clara dos princípios éticos que regem o negócio. Nesse cenário, torna-se ainda mais fácil conseguir parcerias internacionais.
Quais as melhores práticas de compliance?
As atualizações da legislação sobre o tema são constantes. Como a seriedade é grande, há um alto custo em caso de não cumprimento. Para resolver as demandas de grandes e pequenas empresas, o ISO 19.600 aparece como solução. Ele surgiu depois de ser implementado na Austrália como um padrão para os seus programas de compliance.
A ideia é fazer com que as empresas cumpram todas as suas responsabilidades e tenham eficiência na gerência do risco que a imagem e a reputação delas podem sofrer. Dessa maneira, a ISO dá informações abrangentes, lançando mão de exemplos práticos e úteis para quem deseja implementar o sistema.
Veja, agora, quais são os principais elementos de conformidade que o gerenciamento apresenta:
Analisar todo ambiente que a empresa opera (desde o contexto até as necessidades e expectativas do negócio);
Analisar as informações e comunicações recebidas dos resultados (tanto internos quanto externos);
Aplicar e evoluir nos indicadores estabelecidos;
Avaliar os riscos;
Buscar melhoria contínua;
Criar o Departamento de Compliance;
Determinar as funções e a responsabilidade de cada um, de acordo com a Conformidade;
Definir o âmbito em que o sistema de gerenciamento será aplicado;
Definir a avaliação de desempenho;
Documentar as atividades, controles, comunicação e tarefas a serem realizadas;
Entendimento e avaliação prévia da organização;
Estabelecer quais são os objetivos;
Estabelecer o comportamento e cultura esperados;
Identificar as obrigações de cada integrante;
Implementar o controle de todas as conformidades (tanto técnicas quanto processuais);
Monitorar e controlar o cumprimento das normas;
Planejar as medidas que serão adotadas para controlar os riscos;
Realizar auditorias;
Realizar planos de ação para corrigir e melhorar;
Treinar os colaboradores para consciência e competência em atendimento.
Com a análise do contexto e do ambiente em que a empresa opera, a conformidade necessária é determinada — ou seja, a instituição deverá decidir quais são as necessidades, expectativas e requisitos de todas as partes interessadas no negócio, além de o que deve ser priorizado.
Qual a relação entre a segurança em cloud computing e compliance?
Quando o assunto é tecnologia, o armazenamento em nuvem (cloud computing) está cada vez mais popular nas empresas.
Isso se deve, principalmente, às facilidades e vantagens que ele oferece tanto para armazenamento, quanto para a segurança dos arquivos e informações das instituições — ou seja, permite à empresa adotar o que há de melhor em inovação tecnológica.
Nesse sentido, os riscos de fraudes, vulnerabilidades e roubos podem ser reduzidos, já que há várias ferramentas de segurança que podem ser adotadas nesses sistemas.
Com isso, é possível melhorar bastante a qualidade e a gestão de TI. Mais que isso, a capacidade de analisar e aprimorar os processos da empresa fica evidente.
Em tudo isso o compliance é afetado, já que as ações de melhorias e cumprimento da legislação são facilitadas. Para melhorar, diversos provedores em nuvem conseguem certificações para aumentar a credibilidade do serviço oferecido. Com isso, as empresas que contratam esses serviços também desfrutam da segurança.
Depois de entender a importância do compliance, é hora de saber como as empresas conseguem elaborar uma estratégia para a segurança da informação. Confira!
Como elaborar uma estratégia de compliance para a segurança da informação corporativa?
Ter uma estratégia de compliance para a segurança da informação garante que os sistemas estejam mais protegidos quanto às perdas, bem como aos riscos de ataques cibernéticos. Esses problemas podem causar indenizações, além de prejudicar a imagem da empresa.
O compliance da empresa não pode parar para que a estrutura tecnológica seja migrada para computação em nuvem. Por isso, antes de fazer modificações nos sistemas, é necessário estudar as leis e regulamentos para verificar se na sua localidade há alguma determinação específica. Dessa forma, você evita que a empresa sofra com multas ou mesmo com uma possível proibição de funcionamento.
Mesmo que não existam normas e procedimentos para a migração, é necessário adotar procedimentos internos. Eles são padrões para montar um plano que não coloque em risco toda tecnologia e estrutura da empresa.
Os padrões devem ser definidos de acordo com as pressões internas e externas que a empresa pode sofrer, bem como as práticas que já acontecem de maneira informal. Dessa maneira, fica mais fácil escolher um provedor em nuvem.
Para que o trabalho de compliance aconteça da melhor forma possível, os processos devem ser realizados de maneira integrada entre o setor de TI e a equipe de compliance. A forma de controle precisa ser definida para que os dados estejam sempre em segurança, evitando que terceiros acessem informações estratégicas da empresa, inclusive aquelas que passam por integração de sistemas.
Para que esse processo esteja em dia com as normas do setor, a política de segurança de dados deve ser feita com um trabalho integrado entre o setor de TI e o de compliance. Os mecanismos de controle precisam estar definidos de tal forma que o negócio possa utilizar dados em segurança, sem que terceiros capturem informações estratégicas.
Algumas ações comuns na segurança da informação são:
adotar planos de mitigação de riscos e recuperação de falhas;
atualizar a infraestrutura de TI;
bloquear conexões por torrent, evitando que a conexão distribua conteúdos ilegais, ou mesmo baixe esses arquivos;
criar regras para validar hardwares de terceiros;
desenvolver políticas de backup;
implementar VPNs para os dispositivos que são usados em home office ou remoto;
monitorar a rede continuamente em procura de possíveis ameaças;
normatizar as segmentações e controle de acesso.
Com a adoção desses processos, a infraestrutura fica mais robusta e confiável. Assim, a tecnologia influenciará positivamente as rotinas da empresa, contribuindo para a manutenção de transparência e qualidade. Mais que isso, torna-se mais fácil descobrir problemas e erros que possuam minar as normas de compliance estabelecidas.
O que a empresa deve observar antes de contratar um serviço de cloud computing?
Depois de decidir contratar o serviço em nuvem e determinar os requisitos necessários, é hora de pesquisar a fundo todos os serviços disponíveis.
Para começar, o compliance deve abordar questões como o licenciamento de software. Por exemplo, todos os programas executados devem ser licenciados. Além do monitoramento rígido que empresas, como a Microsoft faz, essa é a única forma de garantir que os aplicativos estejam sempre atualizados. Assim, o melhor desempenho será garantido, bem como a segurança das informações.
Por isso, a melhor maneira de alinhar a área do TI com o compliance é trabalhar com uma empresa especializada. Dessa maneira, haverá um estudo aprofundado sobre a empresa escolhida para saber se o provedor tem conhecimento sobre os modelos de licenciamento e as melhores práticas do mercado.
Isso é encontrado apenas em provedores avançados, com alto conhecimento sobre licenciamento e compliance. Eles terão condições para definir as melhores soluções para o negócio.
Embora o custo do licenciamento possa parecer alto, a empresa não deve tentar fugir ou se livrar dele. Caso a instituição seja fiscalizada, as multas costumam ser bem altas. Além disso, com a adoção das medidas corretas, os processos se tornam mais eficientes e produtivos, evitando dores de cabeça no futuro.
Conclusão
Como você viu, o compliance exige que toda estrutura empresarial seja treinada e adaptada para obedecer às novas regras. Isso deve envolver todos os colaboradores, mesmo que não participem da estrutura administrativa da empresa. Todos eles devem entender a importância de obedecer às determinações e as consequências negativas que erros podem representar para toda a empresa.
Nesse cenário, é fundamental que as regras de compliance no TI também sejam claras. Além de orientados, todos os envolvidos devem saber que nenhuma exceção será permitida. Isso é importante, uma vez que é comum que membros da equipe exponham dados e informações (voluntária ou involuntariamente).
Para começar, contrate uma equipe de TI experimente em compliance e cloud computing para que o processo seja o mais produtivo e fluído possível, evitando problemas e dificuldades que possam minar a segurança da instituição.
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