O uso de Tecnologia da Informação (TI) sempre foi um diferencial importante para as grandes corporações. No entanto, nos últimos anos a acessibilidade às ferramentas de TI vem beneficiando especialmente as pequenas e médias empresas. Independentemente do tamanho do negócio, o planejamento estratégico de TI oferece benefícios que toda empresa busca, como eficiência no uso de recursos, agilidade e competitividade.
Se seu negócio ainda não tem um planejamento de TI eficaz, confira as informações que trouxemos neste artigo. A seguir, vamos explicar o que é esse planejamento estratégico, seus benefícios e os passos essenciais para criar um para sua empresa. Ao final, trouxemos ainda algumas dicas que ajudam a definir o budget para a área de TI da empresa.
O que é o planejamento estratégico de TI?
O uso de TI não é uma novidade para a maioria das empresas. Afinal, que tipo de organização ainda opera sem o auxílio de um computador, e-mail ou mesmo um celular? Porém, para conseguir uma progressão nos resultados, é preciso mais que apenas adotar algumas ferramentas tecnológicas.
O diferencial do planejamento estratégico de TI está na forma como as ferramentas são empregadas e se completam para maximizar resultados. O planejamento estratégico consiste, portanto, na elaboração de um plano que orienta o uso de TI em um negócio.
Esse plano, por sua vez, é criado em consonância com os objetivos, metas e valores da empresa. Desse modo, devemos pensar no planejamento estratégico de TI como um complemento às definições e estratégias corporativas. Assim, as ferramentas tecnológicas vão ser empregadas com um objetivo e metas claros, criando a ações e utilizando recursos de maneira alinhada às expectativas da empresa.
Em mercados cada vez mais competitivos, o uso estratégico de TI traz benefícios diretos para a empresa. Entre os principais benefícios, destacamos:
melhoria da comunicação interna: as ferramentas centralizam informações e dão uma visão global dos negócios;
agilidade organizacional: capacidade de dar respostas eficientes às mudanças de cenário e de executar atividades essenciais de maneira mais rápida;
crescimento organizacional: aumento da produtividade e melhoria da competitividade;
aprimoramento da gestão de recursos: maior disponibilidade de informações e índices de desempenho, para auxiliar a gestão de recursos na tomada de decisões.
Quais os passos para criar um planejamento estratégico de TI?
Seguir os passos de um roteiro simples ajuda a evitar erros comuns na elaboração do planejamento estratégico de TI. Confira quais são esses passos e como eles ajudam a criar um planejamento eficaz!
1. Defina os objetivos do plano de TI
Não adianta criar uma estrutura de TI que não seja unida por objetivos claros. A estrutura elaborada só vai apresentar resultados se estiver unida por objetivos bem definidos.
Esses objetivos podem envolver a otimização de processos, o relacionamento com os clientes, a segurança corporativa, aumento da produtividade, redução de custos ou outros fatores.
2. Mapeie e avalie o ambiente atual
Para desenvolver um planejamento é preciso entender como exatamente a empresa se encontra no presente momento. Esse mapeamento ajuda a identificar pontos de gargalo que precisam de soluções mais eficientes. Entendendo quais são as necessidades de cada setor torna-se mais fácil produzir insights e planejar soluções estratégicas de TI para esses problemas.
3. Analise os concorrentes e suas estratégias
Além do ambiente interno, é essencial analisar as soluções colocadas em práticas pelos seus concorrentes. Essa avaliação também ajuda a fornecer insights de soluções para sua empresa.
As mudanças tecnológicas têm uma dinâmica muito ativa, e a todo tempo surgem novas ferramentas que podem ajudar seu negócio. Logo, observar os hábitos dos consumidores pode ajudar na definição de novas estratégias.
4. Monitore indicadores de desempenho
Ao estabelecer as metas, você deve definir indicadores que ajudem a monitorar o desempenho. Sem ter indicadores que ilustram o desempenho torna-se impossível determinar se o planejamento e as ferramentas de TI estão gerando resultados que se aproximam das metas.
Os indicadores-chave de performance (Key Performance Indicators ou KPI’s) servem como termômetro para guiar as ações estratégicas, auxiliando na economia de recursos e na tomada de decisões importantes.
5. Faça avaliações de desempenho em equipe
Com o monitoramento dos indicadores, a empresa pode fazer avaliações em equipe para dar continuidade e aprimorar estratégias. As avaliações devem ser realizadas periodicamente em reuniões nas quais os colaboradores apresentam resultados e fazem sugestões de possíveis melhorias.
Como definir os budgets para o TI da empresa?
O investimento em TI pode representar um custo grande para a empresa. Por isso, definir os budgets, ou o orçamento, para o TI é um exercício de equilíbrio entre pressão por resultados e limitação de recursos.
A definição do budget para o TI ainda é algo complexo, que depende muito dos objetivos e prazos para alcançar determinados resultados. Porém, algumas dicas vão ajudar a definir qual o budget apropriado para os objetivos da sua empresa.
1. Avalie o faturamento do último ano
O primeiro passo para definir um orçamento a ser destinado para as estratégias de TI é avaliar o faturamento do último ano.
Com esse valor, torna-se mais fácil definir qual será o montante disponível para investir no planejamento estratégico de TI.
2. Avalie os KPI’s
Com os indicadores de performance dos principais departamentos da empresa, você conseguirá saber:
receitas e despesas de cada setor;
necessidade de adoção de novas ferramentas e tecnologias;
relação investimento x retorno das campanhas de marketing;
taxas de virtualização e licenças de uso;
Com essas informações à disposição, o orçamento para estratégias de TI será pensado de acordo com as prioridades e necessidades reais da empresa.
3. Faça benchmarking
Benchmarking, ou estudo de mercado, é a atividade de pesquisa e avaliação da competitividade da empresa.
Utilizando a matriz “Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças”, você entende o nível de competitividade frente a outras empresas do mesmo segmento. Identificar as principais diferenças entre outras companhias ajuda a definir prioridades e cortar custos que são desperdiçados.
4. Realize treinamentos em equipe
Contar com uma equipe capacitada para lidar com as ferramentas de TI é um grande diferencial para o planejamento estratégico.
Por isso, a contratação de profissionais especializados e o treinamento do quadro de funcionários envolvido nas mudanças é muito importante para o sucesso da estratégia. Logo, deve-se incluir esse tipo de custo no orçamento do planejamento estratégico de TI.
5. Considere a possibilidade de terceirização
Terceirizar alguns serviços de TI é uma tendência dentro de muitas empresas que buscam adotar um planejamento estratégico.
A terceirização permite a transferência de alguns processos mais técnicos para outra empresa mais capacitada. Isso pode trazer resultados de forma mais ágil, e até mesmo mais barata, do que ao assumir a responsabilidade por todos os processos.
A terceirização permite, ainda, que sua equipe se dedique exclusivamente à adaptação à nova estratégia e tenha tempo livre para se ocupar de outras tarefas importantes. Lembramos que a definição do budget de TI pode variar muito. Esse valor vai depender do porte da empresa, seus objetivos e tempo disponível para implementação de mudanças.
O planejamento estratégico de TI pode ser muito complexo para empresas em formação e pessoas não habituadas às ferramentas tecnológicas. Por isso, informar-se e manter-se atualizado é essencial para compreender as estratégias mais empregadas. Então, siga a Vibe Tecnologia no LinkedIn e no YouTube e acompanhe as principais novidades na área!