Na área empresarial, é comum ocorrerem situações em que erros afetam as empresas, os clientes, os colaboradores e até mesmo a sociedade.
São problemas que provocam conflitos internos ou externos, capazes de atingir a reputação do negócio. Por conta disso, uma ação bastante importante é realizar uma gestão de crise, a fim de diminuir ou até mesmo eliminar esses impactos negativos.
Porém, é fundamental que as organizações adotem estratégias e criem mecanismos antecipadamente para evitar esse tipo de problema. No setor de TI, isso não é diferente, pois podem ocorrer falhas em servidores, softwares, gargalos, entre outros contratempos
ao longo de toda a cadeia de produção e serviços.
Pensando nisso, preparamos este texto com o objetivo de demonstrar como é importante essa gestão e como implementá-la no setor de TI. Confira agora!
AFINAL, O QUE É GESTÃO DE CRISE?
A gestão de crise é uma ação que visa fazer com a empresa esteja preparada caso aconteçam cenários indesejados. De modo simples, ela organiza todas as suas forças de gestão de modo a mitigar ou até mesmo eliminar totalmente os danos resultantes de uma situação que excede o controle da empresa.
Esses problemas podem ser internos (como falhas nas operações, nos servidores, dos colaboradores etc.) ou externo (como crises econômicas e outros acontecimentos imprevisíveis, por exemplo, a situação atual da pandemia causada pela Covid-19).
Assim, como as adversidades podem ocorrer a qualquer momento, essa é uma medida que não pode ser adiada. Então, comece desde já a elaborar seu protocolo padrão, se ainda não tiver um.
O QUE É ADMINISTRAÇÃO DE CRISE DENTRO DO SETOR DE TI?
Em TI, geralmente as crises se relacionam aos problemas internos de manutenção, às invasões de arquivos por fontes externas, às perdas de dados, entre outros. Um outro grande exemplo foi o home office em função da pandemia de Covid-19, em que as empresas foram quase que obrigadas a mudarem sua rotina de presencial para remota em um curtíssimo período de tempo.
Sejam quais forem as razões das crises, a postura adotada para atuar perante ocasiões delicadas deve ser bastante eficaz. Com um diagnóstico rápido dos problemas, é possível elaborar estratégias eficientes para reduzir os efeitos negativos e solucionar a situação. Assim podemos dizer que, para gerenciar uma crise, é preciso atuar com agilidade, tranquilidade, versatilidade e capacidade de aprender com as próprias falhas. É importante que os gestores estejam atentos às ameaças e oportunidades que nascem tanto para a imagem quanto para a estrutura do negócio.
COMO INSERIR A GESTÃO DE CRISES NO SETOR DE TI?
Para realizar esse tipo de ação, você deve adotar algumas medidas que são fundamentais. A seguir, falaremos um pouco mais sobre cada uma delas:
IMPLEMENTE UM DIAGNÓSTICO DE RISCOS
Para que os gestores se antecipem a possíveis contratempos, é essencial que seja realizado um diagnóstico de riscos, que deve mapear possíveis cenários negativos. Isso é uma possível porque, em grande parte, as vulnerabilidades já são conhecidas pelos gestores, mas, por não serem combatidas em tempo hábil, elas acabam se transformando em problemas.
A fim de identificar esses gargalos, cada um dos setores da empresa pode apresentar processos relativamente incertos e que dependem do time de TI. Assim, os riscos poderão ser analisados, identificando a possibilidade deles se desdobrarem em problemas e quais seriam os danos causados por eles.
Por exemplo, se uma empresa utiliza um sistema para gerir seu estoque de mercadorias, a cada atualização esse software ficará indisponível por certo tempo. Se houver uma queda de energia, essa indisponibilidade pode se prolongar por várias horas.
Caso isso acontecesse, o diagnóstico de risco deve mapear as possíveis complicações advindas dessa queda de energia. Qual seria o impacto para a empresa? Quando tempo seria necessário para organizar todos os processos novamente? E se, no decorrer da interrupção de energia, os dados que já estavam no sistema fossem perdidos?
Algo que parece simples pode ser a porta de entrada para uma crise e, por isso, é fundamental que o seu negócio conte com protocolos de contingências que sejam eficientes.
CRIE PROTOCOLOS DE CONTINGÊNCIA
Para lidar com a crise, é fundamental contar com um protocolo de contingência. Essa estratégia se baseia em um conjunto de ações de resposta, que devem ser providenciadas caso ocorra um problema na empresa.
Ou seja, são os passos a serem seguidos pelos seus colaboradores para reduzir as consequências de uma crise. Um exemplo disso seria se, no caso apresentado anteriormente, o protocolo de contingência estipulasse que a atualização do sistema deve ser finalizada e fosse feita uma restauração do backup mais recente.
Em crises de maior complexidade, ou se o backup não puder ser localizado, ações extras podem ser necessárias, por isso Cada cenário precisa contar com um protocolo correto para a crise em questão.
IDENTIFIQUE PRIORIDADES
Após prever as possibilidades de crises e estipular protocolos de segurança, é o momento de colocar em prática ações para evitar esse tipo de problema. Já existe a garantia de que você lidará com isso, mas o melhor é que a crise não exista. Assim, com o diagnóstico e os protocolos em mãos, é possível determinar prioridades.
Quais áreas apresentam maior possibilidade de sofrer com contratempos? Esses são os segmentos fundamentais para suas atividades? Saber qual é o grau de risco é essencial para que o seu negócio sobreviva, além de orientá-lo sobre o que deve ser priorizado no processo de melhoria.
TREINE SUA EQUIPE
Uma ótima maneira de evitar a crise é estimular um bom treinamento em TI da sua equipe, a fim de que eles saibam manusear seus sistemas corretamente. É necessário que seus colaboradores estejam conscientes de cada atualização. Dessa forma, os profissionais compreenderão as modificações que acontecem no negócio, preparando-se para os novos procedimentos.
Redes, sistemas e equipamentos também devem estar preparados. Afinal, ações indevidas podem provocar danos a toda a empresa. Os treinamentos podem incluir simulações, de modo que seus colaboradores se tornem habituados às tensões geradas pelas crises e saibam como administrar uns aos outros, mantendo-se calmos e alertas.
INVISTA EM MONITORAMENTO
Programas de monitoramento são aqueles que analisam, em tempo real, a qualidade dos módulos usados pela empresa. Eles averiguam a performance de máquinas, a qualidade de redes e enviam alertas para o gestor dos sistemas se algo apresentar problemas.
O monitoramento ativo de seus sistemas é um investimento necessário, visto que ele fará com que a empresa não tenha grandes despesas com possíveis imprevistos. Ou seja, com um monitoramento de sua TI, você será capaz de saber quando, como e onde agir antes que a crise surja.
Em resumo, a gestão de crises deve ser feita independentemente do porte da empresa, uma vez que essas crises podem ocorrer com qualquer negócio. Então, faça uma gestão eficiente para poder enfrentar o mercado, os consumidores e tudo mais que estiver envolvido nesse processo.
E aí, gostou deste texto? Assine nossa newsletter e tenha acesso a outros conteúdos diretamente na sua caixa de entrada!