Automatização de processos: descubra como dar um upgrade na sua empresa

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Todos sabemos que a tecnologia vem auxiliando empresas de diversos setores a melhorar sua produtividade e aumentar as margens de lucro. Atualmente, uma das formas mais utilizadas para dar um upgrade nos negócios é adotar a automatização de processos.

Embora muitos empreendedores ainda acreditem que esse tipo de mudança seja algo dispendioso, na verdade, trata-se de um investimento que pode trazer ótimos retornos quando bem planejada.

Então, se você quer entender como a automatização pode beneficiar seus negócios, não perca tempo e continue a leitura! A seguir, explicaremos o que é a automatização de processos, por que ela é importante, como dar os primeiros passos para implementação e quais os principais benefícios envolvidos.

O que é a automatização de processos e qual sua importância para as empresas?

Se você tem dúvidas sobre o que é a automatização de processos, fique tranquilo, pois é algo simples de se entender. Basicamente, quando tratamos de automatização nos referimos ao uso da tecnologia para integrar sistemas e dados para substituir tarefas manuais por tarefas automatizadas.

Tomemos como exemplo a integração dos sistemas de instituições financeiras, como bancos. Quando conectamos nossos aparelhos e dispositivos móveis a aplicativos de bancos, eles conseguem integrar atividades para dar respostas e realizar processos de forma automática. Assim, quando realizamos um saque ou fazemos uma compra online, imediatamente recebemos uma notificação por SMS para confirmar ou avisar sobre a transação.

Esse princípio se estende a diversos processos, podendo ser adotado para funções como organização e controle de estoque, gestão e monitoramento de dados, atendimento online, sistemas de vendas, emissão de notas fiscais etc. 

Com isso, há um grande potencial de economia, aumento da produtividade e até de rendimentos para as empresas que buscam criar um sistema automatizado. A mudança na cultura da empresa pode ser ainda mais eficiente caso a automatização seja, desde o início, pensada e desenhada de acordo com as necessidades específicas do negócio.

Desse modo, empresas que automatizam seus processos garantem uma vantagem competitiva, pois tornam suas operações mais ágeis e menos propensas a erros e falhas humanas.

Quer saber como começar esse processo de automatização? Então, confira o tópico a seguir!

Quais os passos necessários para tornar a empresa mais automatizada?

O principal fator que definirá o sucesso ou o fracasso na mudança da cultura da empresa ao implementar a automatização é o planejamento. Portanto, a seguir vamos destrinchar os principais passos necessários para que o seu seja bem-sucedido!

Mapeie os processos internos

O primeiro passo para criar um sistema de automatização de processos que atenda a todas as necessidades da sua empresa é mapear todos os processos internos. Ou seja, quais são as principais etapas e subetapas, desde questões como compras com fornecedores, logística de entregas, primeiro contato com clientes, gestão de vendas, gestão de estoque etc.

O mapeamento proporciona uma visão global das principais necessidades e carências do negócio, ajudando inclusive na identificação de gargalos, atividades duplicadas ou que não são importantes. Assim, fica mais fácil reunir as informações necessárias para o desenho de um bom sistema de automatização de processos.

Crie um plano de ação e um cronograma

Com uma visão bem definida das necessidades inerentes ao negócio, é hora de criar um plano de ação. Esse plano deve listar quais são as etapas prioritárias em relação à automatização e como ela deverá ser progressivamente implementada.

Paralelamente ao plano de ação, um cronograma é essencial para que prazos sejam respeitados e a empresa não se perca durante essa transformação. Do contrário, a automatização de etapas prioritárias pode acabar atropelada e, no fim das contas, fazer da mudança um problema em vez de uma solução.

Defina um profissional ou equipe responsável pela implementação

O período de transformação e adaptação da empresa até a total implementação da automatização de processos deve ser levado com muita seriedade. Logo, delegar a um profissional a responsabilidade de acompanhar de todas as etapas é fundamental para o sucesso da mudança.

Essa responsabilidade pode ficar a cargo de um profissional de confiança ou de uma equipe. É também essencial que o profissional ou equipe em questão tenham um bom nível de conhecimento sobre a automatização e as respectivas necessidades da empresa.

Encontre uma empresa especializada

Ressaltamos que é muito válido considerar a contratação uma empresa especializada, tanto para auxiliar no desenho do sistema de automatização quanto para acompanhar o passo a passo das etapas de implementação.

Nesse caso, a empresa especializada deverá permanecer em contato constante com o profissional ou equipe responsável pelas etapas. Isso garante que tudo seja feito de acordo com o planejado, respeitando as necessidades e decisões da sua empresa.

Quais são os benefícios da automatização?

Mencionamos que a automatização de processos garante maior agilidade nas tarefas cotidianas da empresa e pode representar um aumento na produtividade e, consequentemente, na rentabilidade do negócio. Mas para deixar tudo mais claro, falaremos brevemente dos principais benefícios envolvidos!

Aumento da produtividade

Uma vez que a automatização facilita diversas atividades cotidianas, os funcionários dispõem de mais tempo para se dedicar a outras tarefas mais estratégicas e, assim, tem-se um ganho de produtividade em geral.

Diminuição do retrabalho

Muitas das atividades realizadas manualmente são passíveis de erros e, vez ou outra, isso acaba gerando a necessidade de refazer algumas tarefas. Contudo, ao automatizar essas atividades manuais os erros são drasticamente reduzidos, o que por sua vez contribui para a redução de custos.

Maior satisfação dos colaboradores

Ao reduzir os erros, a automatização de processos também significa economia de recursos e aumento da rentabilidade. Isso certamente traz mais satisfação para colaboradores, investidores e clientes, que darão mais credibilidade ao trabalho da empresa.

Monitoramento assertivo

Um dos principais benefícios se dá no monitoramento assertivo de dados e atividades. Com um software bem desenvolvido é possível criar métricas que ajudam a acompanhar o desempenho como um todo. Essas métricas e índices ainda são extremamente úteis para a tomada de decisões mais estratégicas, visando o crescimento e escalabilidade do negócio.

Por fim, ressaltamos que a automatização é uma realidade que vem se impondo em diferentes segmentos do mercado. Mesmo as pequenas empresas podem se beneficiar de uma automatização bem planejada, e, certamente, as que não começarem a estudar formas de adotá-la devem perder espaço no mercado nos próximos anos.

Atualmente, um dos grandes diferenciais que faz empresas e profissionais se destacarem é a atenção às novidades e tendências do mercado. Isso vai além da automatização de processos, que é só uma das faces do impacto tecnológico nos negócios. Então, para manter-se atualizado, acompanhe a Vibe Tecnologia nas redes sociais! Você nos encontra no YouTube, LinkedIn e WhatsApp!

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