Todos sabemos que a tecnologia vem auxiliando empresas de diversos setores a melhorar sua produtividade e aumentar as margens de lucro. Atualmente, uma das formas mais utilizadas para dar um upgrade nos negócios é adotar a automatização de processos.
Embora muitos empreendedores ainda acreditem que esse tipo de mudança seja algo dispendioso, na verdade, trata-se de um investimento que pode trazer ótimos retornos quando bem planejado.
Então, se você quer entender como a automatização pode beneficiar seus negócios, não perca tempo e continue a leitura! A seguir, explicaremos o que é a automatização de processos, por que ela é importante, como dar os primeiros passos para implementação e quais os principais benefícios envolvidos.
O que é a automatização de processos e qual sua importância para as empresas?
Se você tem dúvidas sobre o que é a automatização de processos, fique tranquilo, pois é algo simples de se entender. Basicamente, quando tratamos de automatização nos referimos ao uso da tecnologia para integrar sistemas e dados para substituir tarefas manuais por tarefas automatizadas.
Tomemos como exemplo a integração dos sistemas de instituições financeiras, como bancos. Quando conectamos nossos aparelhos e dispositivos móveis a aplicativos de bancos, eles conseguem integrar atividades para dar respostas e realizar processos de forma automática. Assim, quando realizamos um saque ou fazemos uma compra online, imediatamente recebemos uma notificação por SMS para confirmar ou avisar sobre a transação.
Esse princípio se estende a diversos processos, podendo ser adotado para funções como organização e controle de estoque, gestão e monitoramento de dados, atendimento online, sistemas de vendas, emissão de notas fiscais etc.
Com isso, há um grande potencial de economia, aumento da produtividade e até de rendimentos para as empresas que buscam criar um sistema automatizado. A mudança na cultura da empresa pode ser ainda mais eficiente caso a automatização seja, desde o início, pensada e desenhada de acordo com as necessidades específicas do negócio.
Desse modo, empresas que automatizam seus processos garantem uma vantagem competitiva, pois tornam suas operações mais ágeis e menos propensas a erros e falhas humanas.
Quer saber como começar esse processo de automatização? Então, confira o tópico a seguir!
Quais os passos necessários para tornar a empresa mais automatizada?
O principal fator que definirá o sucesso ou o fracasso na mudança da cultura da empresa ao implementar a automatização é o planejamento. Portanto, a seguir vamos destrinchar os principais passos necessários para que o seu seja bem-sucedido!
Mapeie os processos internos
O primeiro passo para criar um sistema de automatização de processos que atenda a todas as necessidades da sua empresa é mapear todos os processos internos. Ou seja, quais são as principais etapas, questões como compras com fornecedores, logística de entregas, primeiro contato com clientes, gestão de vendas, gestão de estoque etc.
O mapeamento proporciona uma visão global das principais necessidades e carências do negócio, ajudando inclusive na identificação de gargalos, atividades duplicadas ou que não são importantes. Assim, fica mais fácil reunir as informações necessárias para o desenho de um bom sistema de automatização de processos.
Crie um plano de ação e um cronograma
Com uma visão bem definida das necessidades inerentes ao negócio, é hora de criar um plano de ação. Esse plano deve listar quais são as etapas prioritárias em relação à automatização e como ela deverá ser progressivamente implementada.
Paralelamente ao plano de ação, um cronograma é essencial para que prazos sejam respeitados e a empresa não se perca durante essa transformação. Do contrário, a automatização de etapas prioritárias pode acabar atropelada e, no fim das contas, fazer da mudança um problema em vez de uma solução.
Defina um profissional ou equipe responsável pela implementação da automatização de processos
O período de transformação e adaptação da empresa até a total implementação da automatização de processos deve ser levado com muita seriedade. Logo, delegar a um profissional a responsabilidade de acompanhar de todas as etapas é fundamental para o sucesso da mudança.
Essa responsabilidade pode ficar a cargo de um profissional de confiança ou de uma equipe. É também essencial que o profissional ou equipe em questão tenham um bom nível de conhecimento sobre a automatização e as respectivas necessidades da empresa.
Encontre uma empresa especializada
Ressaltamos que é muito válido considerar a contratação uma empresa especializada, tanto para auxiliar no desenho do sistema de automatização quanto para acompanhar o passo a passo das etapas de implementação.
Nesse caso, a empresa especializada deverá permanecer em contato constante com o profissional ou equipe responsável pelas etapas. Isso garante que tudo seja feito de acordo com o planejado, respeitando as necessidades e decisões da sua empresa.
Quais são os benefícios da automatização de processos?
Mencionamos que a automatização de processos garante maior agilidade nas tarefas cotidianas da empresa e pode representar um aumento na produtividade e, consequentemente, na rentabilidade do negócio. Mas para deixar tudo mais claro, falaremos brevemente dos principais benefícios envolvidos!
Aumento da produtividade
Uma vez que a automatização facilita diversas atividades cotidianas, os funcionários dispõem de mais tempo para se dedicar a outras tarefas mais estratégicas e, assim, tem-se um ganho de produtividade em geral.
Diminuição do retrabalho
Muitas das atividades realizadas manualmente são passíveis de erros e, vez ou outra, isso acaba gerando a necessidade de refazer algumas tarefas. Contudo, ao automatizar essas atividades manuais os erros são drasticamente reduzidos, o que por sua vez contribui para a redução de custos.
Maior satisfação dos colaboradores
Ao reduzir os erros, a automatização de processos também significa economia de recursos e aumento da rentabilidade. Isso certamente traz mais satisfação para colaboradores, investidores e clientes, que darão mais credibilidade ao trabalho da empresa.
Monitoramento assertivo
Um dos principais benefícios se dá no monitoramento assertivo de dados e atividades. Com um software bem desenvolvido é possível criar métricas que ajudam a acompanhar o desempenho como um todo. Essas métricas e índices ainda são extremamente úteis para a tomada de decisões mais estratégicas, visando o crescimento e escalabilidade do negócio.
Por fim, ressaltamos que a automatização é uma realidade que vem se impondo em diferentes segmentos do mercado. Mesmo as pequenas empresas podem se beneficiar de uma automatização bem planejada, e, certamente, as que não começarem a estudar formas de adotá-la devem perder espaço no mercado nos próximos anos.
Atualmente, um dos grandes diferenciais que faz empresas e profissionais se destacarem é a atenção às novidades e tendências do mercado. Isso vai além da automatização de processos, que é só uma das faces do impacto tecnológico nos negócios. Então, para manter-se atualizado, acompanhe a Vibe Tecnologia nas redes sociais! Você nos encontra no YouTube, LinkedIn e Instagram!